Pipeline review je klíčovým nástrojem pro řízení obchodních příležitostí, které mají zásadní vliv na obchodní úspěch firmy. Správně prováděná pipeline review pomáhá zvyšovat efektivitu obchodního týmu, posilovat vztahy s klienty a zlepšovat předpovědi tržeb. V tomto článku se podíváme na to, co pipeline review vlastně je, jak ji efektivně provádět a na co si dát pozor. Na konci najdete i odpovědi na časté dotazy.
Co je pipeline a proč je důležitá?
Definice pipeline
Pipeline je seznam všech aktuálně řešených obchodních příležitostí, které firma sleduje. Můžeme si ji představit jako výrobní linku, kde se příležitosti postupně posouvají od fáze kvalifikace až po uzavření obchodu. Důležité je, že:
- Pipeline se musí hýbat. Pokud v ní příležitosti pouze stagnují, ztrácí svůj účel.
- Pipeline není sklad. Příležitosti v pipeline musí být aktivně spravovány, jinak by mohly ztratit na hodnotě.
Základní pravidla pipeline
Aby pipeline správně fungovala, je potřeba:
- Kvalifikovat příležitosti – Zjistit, zda potenciální zákazník má rozpočet (budget), rozhodovací pravomoci (decision-making authority), časovou potřebu (urgency) a zda řeší problém, který vaše řešení může vyřešit.
- Pravidelně ji kontrolovat – Pipeline review je proces, při kterém dochází k systematické kontrole a aktualizaci příležitostí.
- Soustředit se na kvalitu – Odstraňovat mrtvé příležitosti a věnovat se těm, které mají reálný potenciál.
Co je pipeline review?
Pipeline review je proces pravidelného vyhodnocování obchodních příležitostí s cílem:
- Zvýšit šance na uzavření obchodu.
- Zlepšit přesnost předpovědí (forecastingu).
- Najít nové strategie pro řešení překážek.
Ideální frekvence pipeline review je jednou týdně. Minimálně by se však měla provádět jednou měsíčně.
Jak provést pipeline review?
1. Příprava na pipeline review
Před samotným setkáním si připravte:
- Aktuální seznam všech příležitostí v pipeline.
- Informace o fázi, ve které se jednotlivé příležitosti nacházejí.
- Data o zákaznících, rozhodovacích osobách a jejich potřebách.
2. Klíčové otázky, které si položit při každé příležitosti
Pro každou příležitost v pipeline si položte následující otázky:
- V jaké fázi se příležitost nachází?
(Např. kvalifikace, prezentace nabídky, smluvní dokumentace.) - Co je aktuálně potřeba udělat, aby se příležitost posunula dál?
- Kdo je rozhodovací osoba (decision maker)?
Máte přímý kontakt na tuto osobu? - Jaký problém zákazník řeší a proč je pro něj důležité ho vyřešit?
- Co se stane, pokud zákazník problém nevyřeší?
(Tzv. „implication questioning“ – jaké budou důsledky nečinnosti?) - Jaká je pravděpodobnost, že bude obchod uzavřen v daném měsíci?
3. Roleplay: Simulace pipeline review
Roleplay je skvělý nástroj pro trénink pipeline review. Zde je příklad konverzace mezi vedoucím prodeje (manažerem) a obchodníkem:
Manažer:
„Ahoj, vidím, že v pipeline máš příležitost u klienta EGM Incorporated v hodnotě 1 milion Kč, která by se měla uzavřít tento měsíc. Můžeš mi říct, v jaké fázi se nacházíme?“
Obchodník:
„Mluvil jsem s decision makerem, který je našemu řešení nakloněn. Proběhl demo call, smlouva je již odeslaná a on slíbil, že ji podepíše do konce měsíce. Finální schválení ale musí projít přes finančního ředitele.“
Manažer:
„Mluvil jsi s finančním ředitelem, nebo máš alespoň jeho kontakt?“
Obchodník:
„Ne, zatím jsem s ním nemluvil.“
Manažer:
„Doporučuji ti zavolat decision makerovi, zjistit kontakt na finančního ředitele a pokusit se s ním domluvit schůzku. Navíc se zeptej decision makera, co by se stalo, kdyby tento problém nevyřešili – to nám pomůže lépe pochopit jeho motivaci.“
Čemu se při pipeline review vyhnout?
- Policajtský přístup. Pipeline review není o kontrole a kritizování obchodníků, ale o hledání způsobů, jak zvýšit šanci na úspěch.
- Neupřímnost. Buďte k sobě i týmu upřímní. Pokud příležitost není reálná, je lepší ji odstranit z pipeline.
- Povrchní analýza. Ptejte se do hloubky – čím více informací máte, tím lépe můžete příležitosti posunout.
Benefity pravidelného pipeline review
- Přesnější forecasting. Budete lépe vědět, kolik obchodů můžete očekávat.
- Zaměření na prioritní příležitosti. Eliminujete mrtvé obchody a soustředíte se na ty reálné.
- Zlepšení spolupráce. Manažeři a obchodníci společně hledají cesty k úspěchu, což zvyšuje motivaci týmu.
Časté dotazy
1. Jak často bych měl pipeline review provádět?
Ideálně jednou týdně. Minimem je jednou měsíčně.
2. Co dělat, když je pipeline plná mrtvých příležitostí?
Mrtvé příležitosti je důležité co nejdříve odstranit. Soustřeďte se na kvalifikované příležitosti, které mají reálný potenciál.
3. Jak pipeline review správně vést?
- Připravte si všechny relevantní informace o příležitostech.
- Ptejte se obchodníků na konkrétní detaily.
- Hledejte společně způsoby, jak zvýšit šance na uzavření obchodu.
4. Co dělat, když obchodníci pipeline review bojkotují?
Vysvětlete jim, že pipeline review není o kontrole, ale o hledání příležitostí a řešení překážek. Zaveďte spolupracující a motivační přístup.
Pipeline review je výkonný nástroj, který může zásadně ovlivnit úspěch vašeho prodejního oddělení. Pravidelná kontrola pipeline, otevřená komunikace a zaměření na klíčové příležitosti vám pomohou dosáhnout lepších obchodních výsledků.