Stojíte před výzvami v B2B podnikání a hledáte efektivní strategie, jak jednat s nákupčími? Tento článek přináší detailní pohled na to, jak pochopit nákupní proces, strategii nákupčích a jaké taktiky použít, aby obchodní jednání bylo úspěšné a dlouhodobě přínosné pro obě strany. Na základě rozhovoru s Lenkou Antonovou, strategickou nákupčí z Pražské plynárenské, vám přiblížíme, jak přistupovat k nákupním procesům, co očekávat od vyjednávání a jak se stát partnerem pro vaše zákazníky.
Co je strategický nákup?
Strategický nákup je více než pouhé zajištění dodávek produktů a služeb. Nákupčí, kteří se věnují strategickým rolím, vytvářejí dlouhodobé strategie pro své portfolio (komodity), budují vztahy s dodavateli a dohlížejí na jejich plnění.
Klíčové úkoly strategického nákupčího
- Tvorba strategií: Strategický nákupčí analyzuje trh, sleduje trendy a definuje dlouhodobé plány pro konkrétní komodity.
- Výběr a řízení dodavatelů: Vztahy s dodavateli nekončí podpisem smlouvy. Nákupčí sleduje plnění smluv, účastní se kick-off meetingů a pravidelně vyhodnocuje spolupráci.
- Vyhodnocování rizik: Kategorizace portfolia podle rizik a finančního dopadu firmy pomáhá řídit nákupní strategie efektivněji.
Typy nákupčích a jejich role
Nákupní oddělení se obvykle dělí na několik specializací:
- Strategický nákup: Zaměřuje se na dlouhodobé plánování, řízení velkých dodavatelů a hledání strategických partnerů.
- Operativní nákup: Řeší každodenní požadavky na dodávky, často v menším rozsahu.
- Přímý a nepřímý nákup:
- Přímý nákup zahrnuje materiály a služby nezbytné pro výrobu produktu (např. suroviny).
- Nepřímý nákup zahrnuje vše ostatní – IT, kancelářské potřeby, správa budov apod.
Jak nákupčí kategorizují produkty a služby?
Pro správné řízení nákupních strategií se nákupčí často opírají o Kraljicovu matici, která rozděluje portfolio do 4 kategorií:
- Nekritické položky: Nízké náklady, nízká rizika (např. kancelářské potřeby).
- Bottleneck položky: Nízká hodnota, ale vysoké riziko (např. unikátní komponenty dodávané jediným dodavatelem).
- Pákové položky: Velké objemy za nízké ceny, kde nákupčí mohou vyjednat výhodné podmínky (např. tiskárny či telefony).
- Strategické položky: Vysoká hodnota i riziko, klíčové pro chod firmy (např. ERP systémy).
Tip pro obchodníky: Pochopte, do jaké kategorie spadá váš produkt nebo služba, a přizpůsobte svou strategii. Pokud nabídnete přidanou hodnotu, můžete svou pozici posunout do strategické kategorie.
Jak funguje nákupní proces?
1. Průzkum trhu
Nákupčí analyzují trh, oslovují potenciální dodavatele a zjišťují různá řešení. Často probíhají konzultace, kde dodavatelé prezentují své služby a produkty.
Jak obchodník může pomoci:
- Nabídněte konzultace a technické detaily.
- Identifikujte problémy, které může váš produkt vyřešit.
2. Specifikace požadavků
Na základě konzultací nákupčí připravují podrobnou specifikaci požadavků. To zahrnuje nejen technické detaily, ale také očekávané smluvní podmínky a rizika.
Rada pro obchodníky: Pokud pomůžete nákupčímu specifikovat požadavky, usnadníte si pozdější fáze výběrového řízení.
3. Tendr a výběrové řízení
Tendr probíhá ve více kolech, během kterých se postupně zpřesňují požadavky a hodnotí nabídky. Hodnotící kritéria zahrnují nejen cenu, ale i kvalitu, dodací termíny, reference či certifikace.
Důležité: Vždy respektujte formát, který nákupčí požadují. Nesplnění formálních požadavků může zbytečně znevýhodnit vaši nabídku.
4. Vyjednávání
Přestože je cílem nákupčích získat výhodné podmínky, není vždy prioritou pouze nízká cena. Kvalita, dodací podmínky a dlouhodobá spolupráce jsou často stejně důležité.
Jak efektivně jednat s nákupčími?
1. Připravte se
Nákupčí jsou experti na své komodity a očekávají, že budete znát jejich potřeby. Zjistěte si co nejvíce informací o firmě, jejím trhu a aktuálních projektech.
2. Nabídněte přidanou hodnotu
Nákupčí hledají řešení, která jim usnadní práci nebo zvýší efektivitu. Přemýšlejte, jak můžete přinést hodnotu nad rámec ceny.
3. Respektujte jejich procesy
Nákupčí mají jasně dané postupy a očekávají, že je budete respektovat. Vyplňte všechny požadované dokumenty, dodržujte termíny a poskytněte potřebné informace.
4. Komunikujte férově
Vyjednávání není boj. Pokud půjdete do jednání s cílem "urvat, co se dá", můžete poškodit vztahy na dlouhou dobu. Naopak přístup založený na důvěře a spolupráci může přinést dlouhodobé výhody.
Časté dotazy
1. Je pro nákupčího vždy nejdůležitější cena?
Ne. I když cena hraje důležitou roli, strategický nákup se zaměřuje také na kvalitu, dodací podmínky, rizika a dlouhodobou hodnotu.
2. Jak mohu zjistit, do jaké kategorie patřím jako dodavatel?
Zkuste se seznámit s Kraljicovou maticí nebo Dutch Windmill Matrix. Analýza trhu, konkurence a potřeb zákazníka vám napoví, jak vás nákupčí pravděpodobně vnímají.
3. Mohu kontaktovat jiné osoby ve firmě než nákupčího?
Ano, ale s respektem. Pokud získáte doporučení od jiné osoby ve firmě, nákupčí to obvykle vnímají pozitivně. Důležité je, aby byl kontakt přínosný a relevantní.
4. Jak se mohu dostat do povědomí nákupčího?
Účastněte se networkingových akcí, prezentujte své služby na průzkumech trhu a poskytněte užitečné informace. Pokud oslovujete nákupčího e-mailem, připojte stručný popis vašich služeb a kontaktní údaje.
Závěr
Úspěšné jednání s nákupčími vyžaduje pochopení jejich procesů, priorit a očekávání. Pokud se zaměříte na přidanou hodnotu, férovou komunikaci a relevantní přístup, můžete se stát dlouhodobým partnerem, nikoliv pouhým dodavatelem.
Nezapomeňte: Úspěšný obchod není boj – je to spolupráce, která přináší hodnotu oběma stranám.